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如何做出一份让老板满意的半年总结!?

2019-06-13
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一转眼2019年已经要过去一半了,想必大部分人也跟我一样,面对着一个让人头疼的问题:这上半年总结可咋写啊?!并不是说上半年什么事都没做所以没得写,而是一份流水账式的记录肯定过不了关,更别提还得做一份“高大上”的PPT了!



虽然很多人“久经”职场,工作上的能力自然没话说,但一提到PPT美化想必都会头大。半年总结PPT从内容逻辑到页面美化缺一不可,今天就分享给大家如何快速做一份出彩的总结PPT。


逻辑先行 内容为王


很多人的PPT内容丰满,该有的数据、论证都不少,但缺少逻辑,别人很难在第一时间抓住重点信息。



这时就需要提纲挈领,拎出“骨骼”。 可以根据金字塔原理的四原则: 结论先行——以上统下——归类分组——逻辑递进,来进行归纳分析。


形式美化 不容小觑


如果你已经跨越了逻辑障碍,那形式美化方面能否轻松搞定呢?



很多人的总结汇报干货满满,再套上模板就完美了!但是……眼看网上设计感十足的模板,套到自己的内容上却格格不入,顿觉无从下手。现在我们从内容处理上聊聊如何美化PPT


(一)让文字传达更有效


文字过多怎么办?


如果能提炼简化内容当然好,但工作中有些PPT确实需要文字详解。这时就需要规整内容,令繁复的内容变“轻巧”。非常简单的三点操作:


(1)提炼关键词:提炼大段内容的主旨作为小标题。


(2)减字重:缩小字号,改用细线字体,在页面中适当增加留白,一定程度能减小观者的阅读压力。


(3)增间距:扩大间距也会使大段文字更轻盈,但建议间距最好不要大于文字高度。


美化前


这页文本较多,但图文的排版单一,大段文字给人阅读压力。


美化后


通过上述三步操作,并微调了图文排版,内容则明了清晰了不少。


文字过少时如何不显空洞?


文字过多页面拥挤,过少则空洞。对于少量的文字,能通过添加图标或图片来使整个页面更加饱满。


美化前


这页内容偏少,可以看出重点想表现ID和三个参数的关系。但图文都偏单薄。


美化后


文本没有增加,但是把文字分散排列会在视觉上形成面,使画面饱满。同时添加色块,丰富元素。但要注意大面积的色块做背景时,浅色为宜。


(二)图片也能讲故事


图片切题胜千言!


除了文字,图片也同样重要。一张恰当的图片胜过千言万语。在为文字配图时,既要切题也要保证图片质量,清晰美观的图片能为PPT加分不少,当然也会导致PPT文件增大,这对电脑的处理速度和存储都提出了一定的要求。


美化前


作为一页方案总结的过渡页,虽然用了线条搭配文字不致使画面空洞,但不恰当的配图没有很好的传达文字含义。


美化后


替换背景图,使页面传达出“策略”的意味。依然秉承原稿中的蓝色,但蒙版处理更加突出文字,也解决了文字和背景叠加过乱的问题。


为图片整容


自己找图还好说,挑清晰好看的配图就是了。最怕工作汇报时需要加上活动照片,不管清晰度还是摄影构图都不尽人意,眼看一张图毁掉一页。别慌,适当的处理能够挽回PPT的“颜”面。


美化前


很明显,两张配图承担了解释文字的作用,但风格配色,比例不同,显得不整齐。


美化后


把图片统一裁剪,按总分结构排布文本,活动概述放在渐变色块中,第一时间抓住视线。


(三)让数据说话


除了图文,PPT最常有的是数据图表。尤其在工作汇报中,客观数据则更有说服力。但数据作为第一手信息,需要转化为合适的图表才更加直观。


美化前


这页很常规,是总结中常见的数据总览,但需要在初始图表上再进一步。


美化后


形状的改变是在表现上有所美化,为了使图表更简洁,可以删掉左侧的数据线,但最好调出数据标签,使观看者还是能看到具体值。着重标出峰值数据及原因,并标出平均值,这时数据表达的东西就多了两个重点。


当然这只是抛砖引玉,具体到你的数据上想突出什么,也可以用颜色,形式加以凸显。


再简单一例:



这页的处理上,通过对比色、字号放大等方式,想表达什么已经一目了然。


再为大家列举几种工作中常见的数据图表化思路:


(1)柱状图——表现比较关系,利于体现数据对比,如果想要体现业绩,标注平均值,这样会使亮点更加突出;


(2)折线图——表现趋势性变化,可从中看出稳定/波动与否;


(3)饼图——表现构成关系,涉及占比、百分比时饼图更加直观。但最好按大小份额来排列;


(4)散点图——用于对比多个维度之间的相关性;


(5)漏斗图——用于业务流程比较规范,周期长,环节多的图表分析。


(6)旭日图——用于表现层级结构,离原点越近的圆环层级越高。


需注意:

在对数据有严谨性要求时,尽量少用立体化图表,扁平为宜。



有时需要图表化的数据量级很大,这时就对电脑的处理速度有要求了。还记得之前做汇报,用的是家里的旧电脑,一页PPT里有4个分析图表,而这样的PPT有近10页,卡到怀疑人生一点不夸张(手动再见.jpg)



完成了以上操作,PPT的美化可以说从形式到达意已经逐步完善了。此处再奉上几个PPT素材网站,助你做起PPT来更加得心应手!

免费商用图片网站:

https://www.pexels.com/

https://unsplash.com/

https://pixabay.com/

图片质量都很不错,免费商用的福利应对工作也没有版权的担忧。


ICON大全:

https://www.iconfont.cn/

https://www.easyicon.net/

一个PPT中ICON风格最好统一,这两个ICON网站基本能满足大部分需求啦。


常用的数据源

https://hao.199it.com/

http://www.stats.gov.cn/


PPT模板库:

http://www.hippter.com/


作为PPT导航网站,其间涵盖了各大PPT模板网站,PPT大神,PPT素材网站,配色方案,图片网站等等,可以说是推荐名单里的终极武器了!


除了get美化技巧,一台性能强劲的笔记本同样重要。不只是加载高清图片,生成较大数据量级的图表;在添加一些合适的动效,插入影音素材时;或者PPT达到近百页时,电脑不给力也会拖慢速度,影响效率。



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